L’auge de les aplicacions de missatgeria instantània ha provocat que cada vegada més usuaris utilitzin aquestes eines per comunicar-se, tant en l’àmbit personal com en el professional, augmentant així el risc al voltant de les seves dades de caràcter personal o les de tercers.

L’àmbit de les Comunitats de Propietaris no és aliè a aquesta nova manera de comunicar-se. Des de fa uns anys, són moltes les comunitats que utilitzen els grups de WhatsApp com a mitjà d’informació per comunicar quan se celebren les reunions, fer consultes o tractar qualsevol assumpte relatiu a la comunitat.

És una eina simple, senzilla, ràpida, directa i ens permet estalviar de temps, però, fins a quin punt és lícit utilitzar grups de WhatsApp per comunicar-se amb els propietaris? Hi ha requisits o normes que s’han de respectar?

 

 

Whatsapp i les Comunitats de Propietaris

 

Quan es crea un grup de Whatsapp s’afegeix el número de telèfon dels diferents participants i això comporta que la resta puguin visualitzar el número de telèfon. Segons el Reglament General de Protecció de dades (RGPD), el número de telèfon és una dada de caràcter personal. És per això que quan es crea un grup de Whatsapp s’han de tenir en compte diferents qüestions en matèria de privadesa.

En primer lloc, hem de tenir en compte que hi ha un altre tipus d’aplicacions o eines més adequades que han estat dissenyades per a la gestió de les Comunitats de Propietaris, en les quals no cal demanar el número de telèfon dels propietaris.

En segon lloc, i en cas que s’utilitzi Whatsapp com a mitjà de comunicació de la Comunitat de Propietaris, hem de contemplar l’opció de crear una llista de difusió en comptes d’un grup; així s’evita que els altres propietaris visualitzin el número de telèfon personal de la resta i es limita el tipus dinformació que es tracta per aquesta eina.

Així mateix, en cas que es decideixi crear un grup de Whatsapp s’hauran de tenir en compte tres punts clau per a l’ús adequat d’aquesta aplicació:

 

1. Sol·licitar el consentiment exprés dels participants

S’haurà de demanar de forma expressa i prèviament a la inclusió al grup. Aquelles comunitats que incloguin propietaris al grup de WhatsApp sense el seu permís contravindran directament el criteri establert per l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) i es podria considerar una vulneració de la normativa en matèria de protecció de dades.

 

2. Determineu l’abast de les comunicacions realitzades

Recomanem que sempre es facin notificacions o publicitat d’informació rellevant, és a dir, només s’ha d’usar per fer recordatoris o donar informació oficial i important, d’interès per a tots els integrants.

La Llei no s’oposa que es publiquin a través d’aquest mitjà les convocatòries o les notificacions d’actes de la Comunitat, sempre que aquestes tinguin caràcter col·lectiu.

Així mateix, es desaconsella que el grup s’utilitzi per a notificacions personals com ara impagaments, deutes, accions de cessació o obres no consentides. Tampoc no s’haurà d’utilitzar per a qüestions alienes a la comunitat, o de caràcter personal, així com opinions o queixes.

Les decisions que es prenguin als grups de WhatsApp no tindran validesa legal, ja que la presa de decisions que afectin la Comunitat sempre ha de recaure sobre la Junta de Propietaris, amb assistència personal o mitjançant representació legal o voluntària.

 

3. Distribuir unes normes d’ús als diferents participants al grup

Distribució d’unes directrius per utilitzar el grup de Whatsapp a tots els participants. Amb aquesta mesura ens assegurem que aquest grup s’utilitza per als fins per als quals ha estat creat i que es comparteix informació estrictament necessària, sense envair la privadesa d’altres persones (per exemple: evitar enviar imatges o documents que continguin dades de caràcter personal) .

 

Aquests tres punts són claus i van encaminats a crear i utilitzar de manera adequada un grup de Whatsapp en una Comunitat de Propietaris. Així es podrien establir a la pròpia convocatòria de la Junta de Propietaris acordant:

  1. Informar sobre la finalitat del grup.
  2. Establir les normes dús que hauran de respectar els diferents participants.
  3. Demanar el consentiment per a la inclusió al grup i el seu número de telèfon, en cas que la Comunitat ja no el tingui.

 

En conclusió, responent la pregunta que fèiem a l’inici d’aquest post, i tenint en compte que hi ha altres eines o mecanismes més òptims, es poden crear grups de Whatsapp com a canal de comunicació entre els diferents propietaris, sempre que es respectin i adoptin les mesures oportunes perquè no es vulneri la normativa aplicable i vigent en matèria de protecció de dades.