El auge de las aplicaciones de mensajería instantánea ha provocado que cada vez más usuarios utilicen estas herramientas para comunicarse, tanto en el ámbito personal como en el profesional, aumentando con ello el riesgo en torno a sus datos de carácter personal o los de terceros.
El ámbito de las Comunidades de Propietarios no es ajeno a esta nueva forma de comunicarse. Desde hace unos años, son muchas las Comunidades que utilizan los grupos de WhatsApp como medio de información para comunicar cuándo se celebran las reuniones, hacer consultas o tratar cualquier asunto relativo a la Comunidad.
Es una herramienta simple, sencilla, rápida, directa y nos permite ahorrar de tiempo, pero, ¿hasta qué punto es lícito utilizar grupos de WhatsApp para comunicarse con los propietarios? ¿Existen requisitos o normas que deben respetarse?
Whatsapp y las Comunidades de Propietarios
Cuando se crea una un grupo de Whatsapp se añade el número de teléfono de los diferentes participantes y ello conlleva que el resto puedan visualizar su número de teléfono. Según el Reglamento General de Pro-tección de datos (RGPD), el número de teléfono es un dato de carácter personal. Es por ello que cuan-do se crea un grupo de Whatsapp deben tenerse en cuenta diferentes cuestiones en materia de privacidad.
En primer lugar, debemos tener en cuenta que existen otro tipo de aplicaciones u herramientas más adecuadas que han sido diseñadas para la gestión de las Comunidades de Propietarios, en las que no es necesario recabar el número de teléfono de los propietarios.
En segundo lugar, y en caso que se utilice Whatsapp como medio de comunicación de la Comunidad de Propietarios, debemos contemplar la opción de crear una lista de difusión en vez de un grupo, así se evita que los otros propietarios visualicen el número de teléfono personal del resto y se limita el tipo de información que se trata por esta herramienta.
Asimismo, en caso de que se decida crear un grupo de Whatsapp se deberán tener en cuenta tres puntos clave para el uso adecuado de esta aplicación:
1. Solicitar el consentimiento expreso de los participantes
Se deberá recabar de forma expresa y previamente a la inclusión al grupo. Aquellas comunidades que incluyan a propietarios en el grupo de WhatsApp sin su permiso contravendrán directamente el criterio establecido por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y podría considerarse una vulneración de la normativa en materia de protección de datos.
2. Determinar el alcance de las comunicaciones realizadas
Recomendamos que siempre se realicen notificaciones o publicidad de información relevante, es decir, únicamente debe usarse para hacer recordatorios o dar información oficial e importante, de interés para todos los integrantes.
La Ley no se opone a que se publiquen a través de este medio las convocatorias o notificaciones de actas de la Comunidad, siempre que estas tengan carácter colectivo.
Asimismo, se desaconseja que el grupo se utilice para notificaciones personales como impagos, deudas, acciones de cesación u obras no consentidas. Tampoco se deberá utilizar para cuestiones ajenas a la comunidad, o de carácter personal, así como opiniones o quejas.
Las decisiones que se tomen en los grupos de WhatsApp no tendrán validez legal, puesto que la toma de decisiones que afecten a la Comunidad siempre debe recaer sobre la Junta de Propietarios, con asistencia personal o mediante representación legal o voluntaria.
3. Distribuir unas normas de uso a los diferentes participantes en el grupo
Distribución de unas directrices para la utilización del grupo de Whatsapp a todos los participantes. Con esta medida nos aseguramos que dicho grupo se utiliza para los fines para los que ha sido creado y que se comparte información estrictamente necesaria, sin invadir la privacidad de otras personas (por ejemplo: evitar enviar imágenes o documentos que contengan datos de carácter personal).
Estos tres puntos son claves y van encaminados a crear y utilizar de forma adecuada un grupo de Whatsapp en una Comunidad de Propietarios. Así se podrían establecer en la propia convocatoria de la Junta de Propietarios acordando:
- Informar sobre la finalidad del grupo.
- Establecer las normas de uso que deberán respetar los diferentes participantes.
- Recabar el consentimiento para la inclusión al grupo y su número de teléfono, en caso de que la Comunidad no lo tenga ya.
